L’attività dell’organismo di vigilanza: responsabilità, relazioni e flussi informativi

Ad ormai 20 anni dall’introduzione di una delle normative che più di altre hanno rivoluzionato l’applicazione del diritto penale (con il superamento del brocardo latino “societas delinquere non potest”), rimane sempre vivo e di stretta attualità il dibattito sui concreti compiti e soprattutto sulle eventuali responsabilità (penali e civili) dell’Organismo di Vigilanza.

Con riferimento a questo secondo profilo, mentre appaiono delineati gli ambiti civilistici di responsabilità (per lo più contrattuale) dell’Organismo nei confronti dell’Ente per omissioni inerenti l’esercizio delle sue funzioni, per quanto riguarda la possibile responsabilità penale, seppur ad oggi dottrina e giurisprudenza siano concordi nel ritenere assente in capo a quest’ultimo una posizione di garanzia, il tema ritorna spesso di attualità ed è al centro di reiterati dibattiti, anche a fronte di una generale tendenza del diritto penale moderno ad “ampliare” il novero dei soggetti gravati da profili di responsabilità rispetto alle singole fattispecie di reato.


 

Per quanto riguarda l’attività dell’Organismo di Vigilanza, non vi è dubbio che l’effettivo assolvimento dei propri compiti dipenda direttamente dal concreto funzionamento dei cosiddetti “flussi informativi”, da e verso la Società.

Un puntuale, costante e tempestivo flusso informativo dalla Società all’Organismo è quindi indispensabile affinchè quest’ultimo possa essere a conoscenza dei “fatti” societari rilevanti, che saranno il presupposto per poter poi valutare ed effettuare la più efficace attività di verifica e controllo.

A tale proposito è infatti opportuno che il sistema preveda uno specifico protocollo “flussi informativi” che prescriva in modo chiaro quali “notizie” debbano essere veicolate.

Per quanto riguarda i flussi dalla Società, seppur in modo esemplificativo e non esaustivo si tratta, di individuare:

i soggetti facenti parte l’organizzazione societaria gravati dall’obbligo di comunicazione all’OdV;
i fatti ritenuti rilevanti da comunicare all’Organismo;
i canali attraverso i quali effettuare tali comunicazioni (solitamente è prevista la predisposizione di una specifica casella email, ma sono possibili anche altre modalità);
le tempistiche secondo le quali effettuare l’invio.
Generalmente si distingue tra comunicazioni da effettuare nell’immediatezza del fatto o comunque senza ritardo (si pensi ad esempio al verificarsi di un infortunio sul lavoro, od alla notifica di un atto giudiziario ad un soggetto della compagine sociale) e comunicazioni routinarie, da inoltrare a scadenze prefissate (ogni 3, 6 e 12 mesi), attinenti solitamente alla vita societaria (si pensi ad esempio ai contratti di acquisto conclusi di maggior rilievo, all’accensione di linee di credito, piuttosto che alla ricezione di fondi statali vincolati ecc.).

Per quanto riguarda invece i flussi verso la Società, questi rientrano negli obblighi dell’Organismo di Vigilanza e, anche in questo caso in via esemplificativa e non esaustiva, solitamente prevedono l’invio:

dell’informativa rispetto ad aggiornamenti legislativi che attengano alle disposizioni del D.Lgs. 231/2001 al fine della revisione del Modello adottato (di solito si tratta dell’ampliamento del catalogo dei reati presupposto, con l’introduzione di nuove modifiche come avvenuto negli ultimi anni, ma anche alla modifica delle fattispecie già comprese in tale elenco, che però – stante il mutamento della norma di riferimento – richiede una nuova valutazione sull’idoneità del protocollo di controllo adottato e finalizzato ad evitare la loro commissione nel contesto societario);
la relazione (solitamente semestrale o annuale) al Consiglio di Amministrazione “sull’andamento del Modello 231”;
le richieste di acquisizione di documenti o predisposizione di attività di verifica attraverso eventualmente l’audizione di specifici soggetti nell’ambito societario.

Pare evidente che maggiore sarà l’efficacia del sistema di flussi, migliore potrà essere l’attività di valutazione e verifica svolta dall’Organismo di Vigilanza stesso.

Sul punto è da segnalare come sempre più spesso si assista all’introduzione degli obblighi inerenti ai “flussi informativi” direttamente nei singoli protocolli di controllo, in diretta relazione con il singolo reato presupposto di cui si vuole evitare la verificazione nell’ambito societario.

Tale modalità permette di individuare immediatamente i soggetti gravati da tali obblighi, rendendo loro evidente i profili di attivazioni che il sistema impone.

Questo aspetto può facilitare anche la preventiva attività di formazione e informazione, fondamentale per la corretta applicazione delle singole procedure, ma anche del Modello in quanto tale, durante la quale dopo aver affrontato il reato presupposto in considerazione, i principi di controllo adottati dalla Società e dal sistema al riguardo, si potrà infine completare la tematica esplicitando le modalità di segnalazione di eventuali omissioni o violazioni della procedura, piuttosto che le modalità e le tempistiche di invio dei dati di interesse per l’Organismo stesso.

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Letorio Matteo

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